Корпоративный портал для малого бизнеса?

Корпоративный портал для малого бизнеса?

Недавно узнала о появлении нового продукта компании Битрикс - "Корпоративный портал". Стало интересно - что же это такое? Я была почти уверена, что корпоративный портал и корпоративный сайт - это одно и то же. Но даже при первом знакомстве с порталом, проявились значительные различия между двумя этими понятиями. "Корпоративный сайт" – внешний веб ресурс компании, представленный в Интернете. Это своего рода виртуальный офис фирмы, инструмент привлечения и работы с клиентами . "Корпоративный портал" – это внутренний веб ресурс предприятия (Интрасайт), который являет собой виртуальную базу знаний компании (централизованное хранилище внутренних документов). Там содержится вся информация о корпоративной культуре, сотрудниках, бизнес процессах и пр. Это система, где организована коллективная работа, управление задачами и проектами, обучение и аттестация персонала и т.д.. Такой ресурс интегрирован с различными приложениями и базами данных. В целом, корпоративный портал – площадка для эффективной работы и общения сотрудников компании.

Бытует мнение, что корпоративный портал нужен только крупным компаниям с большой численностью персонала и достигших высокого уровня автоматизации бизнес-процессов, а для небольших компаний создание корпоративного портала экономически невыгодное мероприятие. Между небольшим количеством сотрудников можно построить коммуникации простыми и почти бесплатными средствами, а об эффективности и говорить не приходиться.

Я захотела разобраться, насколько это мнение верно, примерив корпоративный портал на своей фирме. На деле понять, нужен ли нашей небольшой компании корпоративный портал, или все таки это дорого, трудоемко и стоит ли вообще, пока мы еще «маленькие», что-то менять или усложнять? Какие задачи мы сможем решать с помощью портала?

Для себя определила задачи:

  1. Организовать групповую работу над проектами.
  2. Получить возможность друг другу ставить задания, следить за их выполнением, чувствовать сроки…
  3. Быстро и легко находить актуальные офисные документы (шаблоны договоров, коммерческих предложений, писем, заявлений и т.д.).
  4. Централизованно хранить и быстро находить информацию о сотрудниках.
  5. Не рассказывать по многу раз о нашей корпоративной политике каждому новому сотруднику. Хочу один раз опубликовать то, что приветствуется в нашей компании, что нет, а потом только корректировать эту информацию.
  6. Обучать и тестировать персонал.
  7. ? - ну мало ли что еще придет в голову в будущем :)…

От слов – к делу. Ознакомившись с программным продуктом «1С-Битрикс: Корпоративный портал», начала «разведку боем»…

С сайта «1С-Битрикс» скачала пробную версию «1С-Битрикс: Корпоративный портал», которую можно использовать в тестовом режиме 30 дней.

Установка прошла легко, без затруднений. Вхожу на портал и попадаю на главную страницу, на которой опубликована вся самая нужная каждодневная внутрикорпоративная информация (официальная информация, новости компании, информация о новых сотрудниках, днях рождений и фотогалерея компании т.д.).

Впечатление после знакомства с разделами портала в общем очень благоприятное. Интуитивно понятный интерфейс, работать пользователю легко и удобно. Интересен раздел сотрудники, в котором содержится вся информация о сотрудниках и для сотрудников, как для старых, так и для новичков. Специальный курс для новых сотрудников, дает возможность новичку быстро и не отвлекая коллег, ближе познакомиться с компанией в которой он будет жить и работать, узнать о корпоративных нормах и ценностях, на которые следует ориентироваться в ежедневном поведении. После прохождения курса предлагается ответить на вопросы теста, в котором акцентируют внимание новичка на самое главное ….

Также понравился раздел «Сервисы» в котором представлены специальные услуги, сервисы и полезная информация для сотрудников компании. Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице Электронные заявки. Для оформления заявки необходимо выбрать вид заявки, а затем заполнить специальную форму.

На странице «Вопросы и Ответы» содержится список наиболее часто задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь можно быстро найти ответ на интересующий вопрос.

Заявка в IT-службу выполняется на странице «Техническая поддержка», на которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем ведется обсуждение и поиск решения проблемы совместно с сотрудником IT-службы.

Раздел «Обучение» содержит обучающие курсы по различным направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты. Результаты тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на страницах «Журнал обучения» и «Мои сертификаты» соответственно.

Опросы позволяют узнать мнение сотрудников по различным вопросам.

Понравились инструменты коллективной работы, групповое планирование рабочего времени, встреч и собраний, индикатор присутствия в офисе, возможность двусторонней интеграции с Microsoft Office Outlook, персональный «Рабочий стол» и пр . Функционал корпоративного портала перекрывает с лихвой все задачи, которые мне хотелось решить.

Для небольшой компании функционал программного продукта возможно и избыточен. Компаниям численность от 10 человек на первое время может быть не востребована возможность интеграции с 1С Зарплата и Управление персоналом, т.к. чаще всего учет зарплаты ведется в 1С Бухгалтерия, кадровые задачи вообще не автоматизированы. Но для такого количества человек справочную информацию в портал можно внести и вручную. Также могут изначально не использоваться блоги, форумы, обмен сообщениями, доска объявлений, подписка на новости компании. Зато есть куда стремиться и развиваться. Весь остальной функционал очень полезен и его надо обязательно внедрять в жизнь маленьких и средних компаний, я не говорю о крупных.

Что касается стоимости, 34 500 рублей стоит лицензия «1С-Битрикс: Корпоративный портал». Кроме покупки самого программного продукта нужно еще провести интеграцию портала с фирменным дизайном . Если разработанного фирменного дизайна нет , тогда нужно закладывать средства на разработку. Хотя на мой взгляд на небольшой фирмы и для внутреннего ресурса дизайн не так уж и важен. Самое важное эта информация опубликованная на нем и возможности которые дает корпоративный портал. Развитие самого портала можно разложить на этапы и распределить по времени: сначала купить «1С-Битрикс: Корпоративный портал», установить его , начать наполнять самой важной для компании информацией. Внедрить проектную групповую работу, электронную заявку (т.к. то что не написано все забыто и в конечном счете не выполнено), опубликовать официальную информацию, разместить библиотеку документов, интегрировать с Microsoft Office Outlook. Следующим этапом сделать дизайн, интегрировать с учетными системами (с «1С:Зарплата и Управление Персоналом» и другими), разработать обучающие курсы, начать публиковать новости компании и ее героев и все время развивать и развивать ресурс и вместе с ним будет развиваться компания в целом и весь ее коллектив.

Не для кого не секрет, что российские маленькие предприятия выживают без корпоративной культуры, все пущено на самотек и во всем царит хаос. И только со временем, когда компания становится старше и увеличивается численно, руководители задумываются о нормах и правилах в компании, об эффективности бизнес- процессов, об обучении персонала и пр. А если даже собственник бизнеса изначально и думает о правильном векторе развития, то зачастую не знает, что делать и как. Я думаю, что как раз программный продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал» поможет собственникам бизнеса определиться с вектором развития компании. Развиваться с помощью «1С-Битрикс: Корпоративный портал» можно создать централизованную базу знаний компании, оптимизировать бизнес-процессы ,наладить в фирме групповую работу, повысить эффективность работы персонала, с меньшими затратами обучать и тестировать персонал, адаптировать новичков и в целом повысить эффективность бизнеса.


Возврат к списку